Assistant.e Administratif.ve au programme

Job Description:

OVERVIEW

Post Number : 6SNIEP0091PA
Grade : G-5
Parent Sector : Education Sector (ED)
Duty Station: Dakar
Job Family: Education
Type of contract : Project Appointment
Duration of contract : 1 year
Recruitment open to : Internal and external candidates
Application Deadline (Midnight Paris Time) : 20-DEC-2024

(COMPANY NAME) Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

Le poste est à pourvoir pour une durée de 12 mois avec une période probatoire de 6 mois. La possibilité de renouvellement sera en fonction de la performance et disponibilité des fonds.

Seuls les candidats ayant le droit de travailler au Sénégal peuvent présenter leur candidature à ce poste.

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

L'IIPE-(COMPANY NAME) Dakar est le Bureau Afrique de l'Institut international de planification de l'éducation de l'(COMPANY NAME) (IIPE-(COMPANY NAME)). L'IIPE-(COMPANY NAME) est un institut spécialisé dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres de l'(COMPANY NAME) à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs. L'IIPE-(COMPANY NAME) Dakar est réputé pour ses analyses du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans crédibles de développement des systèmes éducatifs dans le cadre de l'agenda 2030 pour l'éducation. Par une approche de renforcement des capacités, l'IIPE-(COMPANY NAME) Dakar contribue à la production d'analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d'outils pédagogiques qui contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables. L'IIPE-(COMPANY NAME) Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l'éducation en Afrique. Vous trouverez de plus amples informations sur ses activités en cliquant sur le lien suivant IIPE-(COMPANY NAME) Dakar. Sous l'autorité générale de la Cheffe du Bureau de l'IIPE-(COMPANY NAME) Dakar et sous la supervision directe du Chargé des finances et de l'administration, l'assistant.e administratif.ve appuiera les équipes programmes de l'IIPE-(COMPANY NAME) Dakar en terme de secrétariat, organisation d'événements, mission et achat de biens et services. L'assistant.e administratif.ve pourra être déployé.e sur un ou plusieurs de ces axes, en fonctions des activités menées par le bureau.

TACHES ET RESPONSABILITEES

1. Fournir des services de secrétariat

* Préparer la réception de visiteurs et de nouveaux membres et non-membres du personnel.
* Organiser et participer aux réunions, préparer les ordre du jour, prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions.
* Rédiger et préparer les correspondances courantes, les notes de service et les rapports non substantiels (Français et Anglais).
* Assurer au besoin la traduction divers textes (correspondances, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
* Maintenir un répertoire des noms et contacts de tous les partenaires.
* Appuyer la communication avec les partenaires, participants aux ateliers, etc.
* Organiser le système de classement et le tenir à jour régulièrement.

2. Organiser les voyages en mission pour les spécialistes de programme en lien avec l'administration:

* Assister les voyageurs dans toutes les démarches nécessaires en lien avec leurs voyages. Cela inclus de manière non exhaustive : Etablir des plans de voyage, réservation des billets d'avion, visas, Security Clearance, d'hôtel, transferts, calcul des DSA, appui à la communication avec l'agence de voyage, etc.
* Informe et coopère avec les bureaux de l'(COMPANY NAME), les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies pour le bon déroulement des missions.
* Faire le suivi de la soumission des rapports et des claims de mission. Gestion de la clôture des missions en collaboration avec les spécialistes de programme.

3. Organiser les événements (ateliers, regroupements de formation, rencontres, etc.)

* Appuyer la préparation des documents et supports techniques tels que les notes d'information, programmes, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires.
* Assurer la prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d'avions, appui à l'obtention de visa, à l'identification et à la réservation d'hébergement, navette depuis/vers l'aéroport, paiement des perdiems, etc.
* En cas d'événement en ligne, gérer les sessions en créant le lien d'invitation, ajouter des interprètes à la réunion, assister les sessions en enregistrant, en réalisant des sondages, en partageant des documents, etc.
* Etablir les contrats, appuyer l'organisation de la logistique ainsi que le déroulement de l'événement.

4. Apporter un appui pour les achats des biens et services:

* Assurer la préparation les bons de commande et des contrats, suivre l'état des demandes et maintenir un contact privilégié avec les fournisseurs.
* Appuyer la préparation des dossiers d'établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs, entreprises en s'assurant de l'exigence et de l'exhaustivité de documents justificatifs.
* Fournir un soutien logistique aux consultants le cas échéant (visa, itinéraire, etc.).
* Faire le suivi de l'exécution des contrats initiés jusqu'à leur clôture et notifier les membres du personnel concernés des échéances à venir.
* Effectuer le traitement des demandes et suivi de paiements. Vérifier l'effectivité des paiements et informer les parties concernées.

5. Maintenir l'intégrité financière de l'Unité Administrative et du bureau. Identifie des anomalies, erreurs, alerte AO et entreprend des opérations pour corriger les erreurs/omissions.

6. Maintien d'un dossier de connaissances et de mémoire institutionnelle sur les tâches effectuées.

COMPETENCIES (Core / Managerial)

Accountability (C)
Communication (C)
Innovation (C)
Knowledge sharing and continuous improvement (C)
Planning and organizing (C)
Results focus (C)
Teamwork (C)
Professionalism (C)

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For detailed information, please consult the (COMPANY NAME) Competency Framework.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education
* Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnel complétées.

Expérience professionelle
* Un minimum de 5 années d'expérience dans le domaine des services administratifs ou dans un domaine équivalent, de préférence au sein d'une organisation internationale.

Compétences et attitudes:
* Excellent sens de l'organisation et forte volonté d'obtenir des résultats.
* Capacités rédactionnelles démontrées.
* Capacité à assurer l'achèvement d'un travail de haute qualité dans les délais impartis.
* Capacité à travailler en équipe, dans un esprit de collégialité et de soutien mutuel.
* Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents.
* Flexibilité et adaptabilité, la charge de travail pouvant fluctuer.
* Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et des systèmes de vidéoconférence, tels que Zoom et Microsoft Teams avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
* Excellentes compétences en matière de communication.

Exigences linguistiques
* Excellente maitrise du français ou de l'anglais et bonne connaissance de l'autre langue.

DESIRABLE QUALIFICATIONS

Education
* Diplôme universitaire ou certification en administration des affaires est souhaité.

Expérience professionnelle
* Expérience au sein d'une agence des Nations Unies.
* Expérience dans la gestion administrative de projet.

BENEFITS AND ENTITLEMENTS

(COMPANY NAME)'s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.
The approximate annual starting salary for this post is 11, 798 000 XOF.
For full information on benefits and entitlements, please consult our Guide to Staff Benefits.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the (COMPANY NAME) careers website. No modifications can be made to the application submitted.
The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview.
(COMPANY NAME) uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.
Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.

Footer

(COMPANY NAME) recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. (COMPANY NAME) applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. (COMPANY NAME) is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, (COMPANY NAME) is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States (last update here) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.
(COMPANY NAME) does not charge a fee at any stage of the recruitment process.
Please note that (COMPANY NAME) is a non-smoking Organization